工程設計單位既有與一般生產(chǎn)經(jīng)營單位的共性，又有應用科學研究、技術(shù)開發(fā)單位的特性，是以智力勞動為主，多學科、多專業(yè)的知識技術(shù)密集型的軟件產(chǎn)業(yè)部門。其生產(chǎn)的設計產(chǎn)品是設計人員運用基礎資料、先進技術(shù)、科研成果實踐經(jīng)驗進行集體創(chuàng)作的綜合技術(shù)成果，表現(xiàn)為技術(shù)文件、技術(shù)圖紙等。從工程建設的全過程看， 設計產(chǎn)品是為工程建設和技術(shù)改造服務而創(chuàng)作的中間產(chǎn)品，是編制建設計劃、財政撥（ 貸）款、設備材料定貨加工、現(xiàn)場施工、建造安裝、生產(chǎn)準備、竣工驗收等諸項工作的依據(jù)條件，同時也是設計單位數(shù)量最大、價值最高、使用頻繁的資源儲備即工程設計檔案。工程設計檔案直接記錄了設計人員的科技思想、科技方法和科技配套成果，真實地反映了設計實踐活動的歷史過程， 除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識和掌握它的各種特點及其管理要求， 對加強工程設計檔案工作并充分發(fā)揮其作用十分重要�，F(xiàn)就工程設計檔案的一些主要特點，談談個人的若干體會。

　　1.組成的成套性

　　一個企業(yè)（ 或聯(lián)合企業(yè)）、事業(yè)單位或獨立的工程，一般都是作為一個建設項目來安排基本建設工作的， 設計單位也就以一個獨立的工程項目（也可能是其中的一個單項工程）作為設計工作對象，把不同專業(yè)的設計人員組成隊或組、按照嚴格的、科學的設計程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展設計工作，并相應形成具有嚴密的系統(tǒng)性和有機聯(lián)系不可分割的設計文件材料整體，從而決定設計檔案的成套性。一項工程設計全部設計文件材料的總和，包括設計依據(jù)材料、中間設計成品和最終設計成品等， 按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案， 其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程設計檔案收集、配套整理、保管和開發(fā)利用等管理工作， 都為這種成套性的特點所制約，并在設計管理工作中做到“三納入”“三參加”和“四同步”從而，按照工程項目將設計文件材料收集齊全歸納，有頭有尾、完整無缺；按工程項目進行配套整理，如實地、系統(tǒng)地反映一項工程各個設計階段、各種設計專業(yè)技術(shù)活動的歷史過程，維護其歷史全貌；不同項目的圖紙文件一般不能混淆在一起，以便按項目完整、系統(tǒng)地保存，有利于按項目系統(tǒng)地、成套地、方便地提供利用。

　　2.形成的階段性

　　根據(jù)設計工作的基本程序，一項工程一般都要經(jīng)過設計準備（即前期）階段、初步設計階段、施工圖設計階段和配合現(xiàn)場施工安裝階段，每個設計階段工作任務、工作程序和工作環(huán)節(jié)，應具備有工作條件，以及必須形成的設計文件的內(nèi)容及其深度、章節(jié)的組成， 格式及審批權(quán)限等，也都在設計程序中有明確具體的規(guī)定。前一階段設計工作沒有完成，或設計文件沒有經(jīng)過有關(guān)部門審核批準，不得開展下一階段的設計工作（ 但可做準備）。前一階段設計文件經(jīng)過批準成為后一階段設計依據(jù)，后一階段設計文件又是前一階段的設計文件深化和發(fā)展。前后不同階段的設計文件之間，既有密不可分的有機聯(lián)系，又有明顯的嚴格的階段區(qū)分，因此，每個設計階段各個專業(yè)的設計文件分別組成各自互相聯(lián)系的有機整體，并決定文件材料形成的階段性。

　　3.內(nèi)容的專業(yè)性

　　一項工程設計是由多種專業(yè)和設計人員按不同專業(yè)分別開展具體設計作業(yè)，又相互配合共同完成，因此，一項工程的設計文件材料其形成過程是多學科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過程。各專業(yè)之間必須密切協(xié)調(diào)，以相互提供的設計文件作為依據(jù)而開展工作，其形成的設計文件之間也必然有著非常緊密的聯(lián)系。但每一專業(yè)設計文件必然是該專業(yè)的技術(shù)活動的表達和存在形式，它所體現(xiàn)的科學技術(shù)內(nèi)容、術(shù)語、符號和組成等都具有專業(yè)性的特點，其利用多數(shù)也是有針對性地按專業(yè)來進行。

　　因此，工程設計檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮設計文件材料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號結(jié)構(gòu)層次時，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程項目、與工程設計之間的隸屬關(guān)系。此外檔案人員學習本單位各專業(yè)的基礎知識，了解各專業(yè)的業(yè)務范圍， 能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務水平。比如我院主要有給水排水、道路橋梁、工業(yè)與民用建筑三大專業(yè)工程設計，我們檔案人員就要熟悉本院各個專業(yè)的特點，掌握必要的專業(yè)知識，才能更好地管理本院的工程設計檔案。

　　4.修改、補充的多變性

　　工程設計是技術(shù)上和經(jīng)濟上對擬建工程的全面規(guī)劃，所以設計工作形成的圖紙文件是設計人員科學技術(shù)構(gòu)思的精神產(chǎn)品，是主觀范疇的東西，它不同于測繪圖紙和竣工圖紙那樣是完工后的實體在圖紙上的反映，存在主、客觀之間不完全一致的現(xiàn)象。在施工安裝過程中經(jīng)常出現(xiàn)設計變更，需要對設計文件進行必要修改和補充。比如設計本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯；地質(zhì)等自然條件可能出現(xiàn)了新的情況；物資供應的變化可能改變設備材料使用；施工方法的改變需要變更設計等等，這些不可遇見的意外情況都要求設計變更以適應施工。有時有的圖紙需要多次修改、補充，有的部分圖紙甚至成套作廢，要重新設計。設計圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的，但又應是很嚴格的。這是工程檔案有別于其他一些檔案的重要特點。

　　當設計變更時，必須按照有關(guān)規(guī)定及時修改原底圖或補充繪制新圖，并相應地做好施工現(xiàn)場和庫存藍圖的修改工作，做到底圖與藍圖一致， 圖紙與施工安裝現(xiàn)場一致。做好設計變更材料與該工程設計技術(shù)文件材料的配套整理，使工程設計檔案準確、完整。檔案人員應當了解設計變更情況，避免對外提供已經(jīng)作廢了的或已經(jīng)修改過的錯誤圖紙，以免生產(chǎn)建設中造成失誤和損失。

　　5.使用的通用性

　　設計是一項繼承性和創(chuàng)造性的工程，一般都是在繼承和借鑒前人設計成果的基礎上進行創(chuàng)造，而不可能是全新的設計，這首先是設計工作性質(zhì)所決定的客觀要求，也是設計再生產(chǎn)的前提條件。再則，工程設計對象即工程建設產(chǎn)品雖然具有千差萬別的單件性，但其中一些建筑配件、設備裝置及其零部件或建筑單元等，往往是量大、面廣、共性多、通用性強，使有關(guān)這些內(nèi)容的圖紙文件具有廣為復用的條件，這也就決定了工程設計檔案通用性的特點。工程設計的圖紙文件除了用于某一特點的工程建設項目外，還用于本單位其他工程項目的設計工作中， 或外單位生產(chǎn)建設做參考和借鑒，套用其中的一部分甚至全部圖紙文件，這樣大大避免了重復勞動，縮短了設計周期，可加快設計速度1～2倍，為整個工程建設贏得了時間，提高了工程效益。

　　6.數(shù)量浩大

　　工程建設產(chǎn)品本身具有整體性的特點，不僅造型龐大、結(jié)構(gòu)復雜、內(nèi)容繁多，而且由一個個單件生產(chǎn)的項目銜接的固定資產(chǎn)體系。它們千差萬別，各自有它獨特的結(jié)構(gòu)、形式和要求，并相應形成多種多樣單獨的設計圖紙文件。因而設計單位在設計技術(shù)活動中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設備；現(xiàn)在已經(jīng)采用自動檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。

　　7.經(jīng)濟效益的社會性

　　設計單位的工程設計檔案，是從事工程設計技術(shù)活動的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項目提供設計圖紙文件， 作為施工必要條件，其次，它是可供開發(fā)利用的設計技術(shù)資源，對內(nèi)可參考復用，對外可供技術(shù)轉(zhuǎn)讓和交流。為此保存工程設計檔案完全是為了滿足生產(chǎn)建設需要向社會提供服務的。明確工程設計檔案這一特點，我們在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護主義，變封閉性為開放性，面向社會，面向技術(shù)市場，面向設計和生產(chǎn)設計第一線，面向廣大設計人員和現(xiàn)場施工安裝人員，及時、準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程設計檔案最大限度地在社會上更加廣闊的領(lǐng)域里充分發(fā)揮經(jīng)濟效益。

　　8.使用價值的時效性

　　工程設計檔案用于工程項目第一次實現(xiàn)使用價值以后，還會二次、三次、若干次的利用并發(fā)揮作用，因而說它具有長期使用價值。一般說來， 按照技術(shù)文件生命周期理論，工程設計檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規(guī)律。即其利用價值和它所反映的技術(shù)水平成比例，和它保管的時間成反比。因而，工程設計檔案在近期內(nèi)的查閱復用率就比一般檔案高，時間越往后其查閱復用率就越低。這說明工程設計檔案的使用價值不是無限期地保持不變，而是具有一定的時效性，這是它在利用方面的一個特點。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設備的狀況，不斷“吐故納新”，經(jīng)常定期進行檔案資料的清理鑒定，如部分失去使用價值的檔案剔除銷毀，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當減少庫存份數(shù)，對本單位已經(jīng)失去利用價值的底圖移交給生產(chǎn)使用單位。

　　從幾個方面以上可以看到，工程設計檔案的特點是由設計單位的性質(zhì)和設計活動的規(guī)律所決定的。認識并掌握設計檔案的這些特點，有利于不斷改進管理方法和提高服務質(zhì)量，以便最大限度地發(fā)揮工程設計檔案的作用。