周例會是項目參與各方在項目實施過程中進行例行溝通的重要手段，只有充分認識到周例會的作用與形式，明確流程并嚴格執(zhí)行，才能提高周例會的效率與質(zhì)量。

　　在IT項目的周例會上，我們可能會或多或少的遇到以下描述的場景：

　　1、原定1個小時的周例會，結果開到4個小時還沒有結束；

　　2、例會上只有領導在發(fā)言，其他人都在聽。會議結束后，發(fā)現(xiàn)本子上記滿了領導的講話內(nèi)容，根本沒有涉及項目中的問題；

　　3、周例會上甲方的一個小組長與乙方的一個小組長開始了口若懸河的辯論賽，其他的參加人員，不是觀眾就是評委，一片熱火朝天、欣欣向榮的景象；

　　4、周例會上有人在練三心二意功法：耳朵在聽別人發(fā)言、眼睛看著筆記本的屏幕、心里想著今天的晚餐，其間還要收發(fā)一兩條短消息，與臨座位的與會者交頭接耳。

　　5、開了兩個小時的周例會，大家都已經(jīng)說得口干舌燥，卻仍然不能得到一個結果。

　　6、定在9點鐘開始的例會，到了9點半時，人員還沒有到齊，實際開會時間總會比預定時間晚上半個小時；

　　7、周例會開完了，沒有參加的人需要四處去詢問開會人，“我說哥們，這周例會都講了些什么？”，結果是問一個人回答一個版本。

　　8、周例會上，針對技術架構是采用實時接口還是非實時接口，進行SWOT討論，懂技術的人聽得津津有味，不懂技術的人如聽天書。

　　9、周例會開始后，無人發(fā)言，最后只好草草收場，看起來項目進展很順利，最后卻是難逃項目延期的命運。

　　這些場景往往或促成我們對周例會機制的抱怨，或使參與者對周例會的內(nèi)容漠不關心，甚至懷疑周例會本身就是一個錯誤。究其原因，還是周例會自身的定位與實現(xiàn)方式存在著認識上的不足，下面將從周例會的作用、形式、流程上進行說明，從而使更多的人了解周例會，盡可能的提高周例會的效率與質(zhì)量。

　　周例會的作用與形式

　　IT項目的周例會是項目管理與項目溝通的重要手段之一。假設項目建設過程中，全體人員都有把握在即定的范圍、時間、成本之內(nèi)完成項目，而項目涉及的資源情況、外部相關環(huán)境、內(nèi)部環(huán)境都不發(fā)生變化，項目成員之間信息溝通順暢、理解一致的情況下，項目的周例會或許是沒有存在的必要性了�，F(xiàn)實卻是需要我們尊重這些假設，需要我們隨時的應對當這些假設不成立時引起的變更，IT項目的特點之一就是在變化中建設，在變化中更成熟。多數(shù)情況下，一期項目的結束，往往伴隨著下一期項目的開始。這與最近十幾年，信息產(chǎn)業(yè)日新月異的高速發(fā)展密不可分。

　　周例會是項目參與各方在項目實施過程中進行例行溝通的重要手段。甲方、乙方、監(jiān)理方、相關利益方等通過周例會來交換彼此的問題、意見、可能承擔的風險等，共同討論項目范圍、時間、成本的變化情況。周例會需要對每周的項目實施狀態(tài)進行總結與分析，調(diào)整下一周的項目任務計劃，分析當前的項目實施情況與項目的整體計劃安排之間的支撐關系，周例會需要明確反映、記錄項目各方對項目當前狀態(tài)的意見與決策。

　　一般在項目初始階段，就需要在項目配置文件的溝通管理章節(jié)中對周例會進行說明，主要有以下幾點內(nèi)容：周例會的召開時間、地點、主持人員、參與人員、周例會的介紹模板、會議紀要模板、會議紀要的審核流程、會議紀要的發(fā)送人員列表、周例會過程簡介、周例會基本要求、特殊情況處理等內(nèi)容。這種事先的約定，一旦得到了各方的認可，就需要按規(guī)定嚴格執(zhí)行，這是項目實施中的“法律”，是項目參與者的游戲規(guī)則。溝通管理是貫穿整個項目生命周期的，其中關于項目的周例會的相關規(guī)定，也會在項目的生命周期中進行調(diào)整。無論如何調(diào)整周例會的規(guī)定，周例會應該具有的元素都是必不可缺的。例如：會議紀要的審核流程可以增加或是簡化環(huán)節(jié)，變更人員，調(diào)整審核的約定時間，審核的手段方式等，但審核本身是必要的，會議紀要一定需要各方的審核后，才是可以存檔與發(fā)布的版本。通過對這些要素的理解，制定嚴格的流程，才能減少或避免上述的一些不合適的場景的出現(xiàn)。