1.在工程前期，要收集各種研究報(bào)告、報(bào)批文件、設(shè)計(jì)文件、征地拆遷資料，按照時(shí)間的順序、類別、重要程度等立卷歸檔。要特別防止資料流失。

　　2.在施工準(zhǔn)備階段，要收集各種合同、協(xié)議、紀(jì)要，對資料的收集整理提出明確要求。如：在資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件中載明竣工資料應(yīng)提供的套數(shù)、費(fèi)用、時(shí)間、責(zé)任等，對招投標(biāo)階段所用紙張的大小也要提出要求，以便資料的整理。

　　3.在施工階段，要收集開工報(bào)告、參建各方的往來函件、施工及監(jiān)理原始記錄、隱蔽工程資料、各種報(bào)表等。

　　4.在工程后期，參建各方要及時(shí)寫出工程項(xiàng)目執(zhí)行情況的報(bào)告，對各種技術(shù)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總、評定，繪制竣工圖，整理音像資料及施工、監(jiān)理日志等，避免完工后人員分散，資料收集整理困難。

　　5.在收集整理資料時(shí)，正本一定要使用原始件，簽章手續(xù)完備。要建立項(xiàng)目資料的統(tǒng)計(jì)、檢索系統(tǒng)，將資料分類目錄及相關(guān)資料存入計(jì)算機(jī)，使資料的收集整理科學(xué)、規(guī)范，便于利用。