1.建立潛在供方檔案

　　企業(yè)平時應注意從互聯(lián)網(wǎng)上、展覽會、供應商來信等渠道收集供應商的企業(yè)介紹、產(chǎn)品樣本、獲獎證書、代理商授權書、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證副本以及市場行情等方面的信息。然后，按照供方提供物資種類，可分別建立原材料、零部件、包裝材料等不同類別的潛在供方檔案，分別裝訂成冊。同時，建立潛在供方一覽表，并隨時進行有效的維護。

　　2.調(diào)查供應商基本情況

　�。�1）如果被調(diào)查對象是企業(yè)蒔老供應商，現(xiàn)在要擴展新供貨品種，則可查詢企業(yè)對該供應商的評定資料和以往供貨的業(yè)績記錄。具體評定內(nèi)容應包括該供應商的質(zhì)量供應能力、供貨及時性、財務狀況、相對于競爭對手的優(yōu)勢、對質(zhì)量問題處理的及時性、以及其他質(zhì)量管理體系的相關信息。

　�。�2）如果被調(diào)查對象是準備合作的新供應商，企業(yè)沒有關于該供應商的詳細資料，可以對供應商進行直接調(diào)查。企業(yè)可根據(jù)產(chǎn)品和供應商的具體情況設計調(diào)查表。調(diào)查表的內(nèi)容應包括企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)規(guī)模、主導產(chǎn)品、生產(chǎn)設備、檢測人員和設備、過程能力指數(shù)、體系認證情況、主要原材料來源、相關經(jīng)驗、主要顧客及其反饋信息、遵紀守法情況等。調(diào)查表應盡可能地全面、具體，盡量用數(shù)據(jù)或量值進行表述，同時應注意調(diào)查內(nèi)容便于進行現(xiàn)場審核。

　　對任何一種新產(chǎn)品應同時調(diào)查若干有意向的企業(yè)，并由其主要領導簽字確認調(diào)查內(nèi)容的真實性。當然通過調(diào)查其他企業(yè)或企業(yè)內(nèi)其他分公司對該供應商的評審資料也是一種常用的方法。這些資料會提供該供應商在同種或類似產(chǎn)品方面的各類信息，甚至可能包括該供應商的技術開發(fā)實力或在哪方面具有合作優(yōu)勢。

　　3.評審供應商質(zhì)量管理體系

　　必要時，企業(yè)可選派有經(jīng)驗的審核員或委托有資格的第三方審核機構到供應商處進行現(xiàn)場審核和調(diào)查。企業(yè)應有自己的審核標準，鈀握關鍵要素和過程。以對已通過體系認證的，可關注其反映持續(xù)改進的管理評審、內(nèi)審、數(shù)據(jù)分析、糾正措施、預防措施等的過程。如果這些方面做得好，說明該企業(yè)應具有較好的合作潛力。對未通過體系認證的企業(yè)，應著重從控制的有效性入手，關注其采購、設備、人員、檢驗等重要過程。企業(yè)未獲得質(zhì)量管理體系認證證書，可能未按照ISO9001標準建立體系，也可能按照ISO9001標準建立了質(zhì)量管理體系但沒有尋求認證，但這并不意味著它的質(zhì)量管理體系不健全，更不意味著它沒有管理體系。只要企業(yè)對關鍵要素和過程控制良好，產(chǎn)品質(zhì)量能夠達到企業(yè)要求，就具備合作的基本條件。

　　審核過程中還應對被審核方的財務狀況、顧客滿意度、過程能力、職工素質(zhì)、服務水平等進行調(diào)查。審核和調(diào)查應形成明確詳細的審核報告和調(diào)查報告。審核結束后，企業(yè)應對供應商相關合作經(jīng)驗、質(zhì)量保證能力、履約能力、后勤保障能力、服務和技術支持能力進行綜合評估，根據(jù)評估結果優(yōu)選供應商。

　　4.樣品鑒定與驗審

　　企業(yè)應對新開發(fā)供應商的樣品進行鑒定與驗審。樣品的鑒定標準可以是與國際標準、國家標準、行業(yè)標準、國家強制性要求相一致的企業(yè)標準，或直接采用國際標準、國家標準、行業(yè)標準等。同時該標準應在供應商開發(fā)樣品前經(jīng)雙方認可，應與供應商的加工標準一致或兼容。特殊產(chǎn)品鑒定所需的專用檢測、計量設備或?qū)Νh(huán)境、方式的特殊要求應得到雙方的認可。

　　確定樣品符合要求后，可先進行小批量試用，試用合格后再批量供貨或正式使用。小批試用不只驗證供應商產(chǎn)品與樣品和技術要求的一致性，也是對供應商產(chǎn)品滿足企業(yè)工藝要求的驗證。

　　5.供應商的確定

　　經(jīng)過調(diào)查、論證、開發(fā)樣品、小批試用等過程的選擇，符合企業(yè)要求的即為備選的合格的供應商。

　　在供應商的整個比較選擇的過程中，企業(yè)應遵循高質(zhì)量、低價格、重合同、守信用、管理好、距離近的原則。當然，對重要程度不同的產(chǎn)品，原則的側重點應有所不同。一般來說，應特別注意綜合考慮價格和質(zhì)量損失，避免簡單采用比價采購給企業(yè)帶來的質(zhì)量風險。

　　同一產(chǎn)品的供應商個數(shù)應根據(jù)產(chǎn)品的重要程度、市場供應狀況和供應商的可靠程度確定。從理論上講，采用單一供應商，管理方便，也有利于降低采購成本、有利于供需雙方建立長期穩(wěn)定的合作關系，產(chǎn)品質(zhì)量易于控制。但是采用單一供應商隱藏著一定的風險。例如2000年3月諾基亞和愛立信的核心部件供應商——美國新墨西哥州的一家半導體廠商發(fā)生了嚴重火災，導致這一核心部件供應中斷數(shù)周時間。由于諾基亞有多家供應商提供這一產(chǎn)品，而愛立信只有這一家供應商，結果導致愛立信退出了移動電話的直接生產(chǎn)，至少損失了4億美元，市場占有率也從12%降低到9%，而諾基亞的市場占有率則由27%提高到了30%.因此，企業(yè)要在綜合分析零部件的重要性、成本、市場供應情況以及供應商關系的基礎上確定供應商的數(shù)量。

　　一般來說，對于同一種外購產(chǎn)品企業(yè)可以保持2～3個供應商，以保證供應的可靠性，有利于產(chǎn)品質(zhì)量的持續(xù)改進和提高；對于經(jīng)營穩(wěn)健、供應能力強、信譽好、關系密切的供應商可以只保留一家，這對供需雙方都是很有利的。