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《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》

2002-1-10 14:31  【 】【打印】【我要糾錯

建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

  根據(jù)我部“關(guān)于印發(fā)《二○○○至二○○一年度工程建設(shè)國家標(biāo)準(zhǔn)制訂、修訂計劃》的通知”(建標(biāo)[2001]87號)的要求,由建設(shè)部會同有關(guān)部門共同制訂的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》,經(jīng)有關(guān)部門會審,批準(zhǔn)為國家標(biāo)準(zhǔn),編號為GB/T 50328-2001,自2002年5月1日起施行。

  本規(guī)范由建設(shè)部負(fù)責(zé)管理,建設(shè)部城建檔案工作辦公室負(fù)責(zé)具體技術(shù)內(nèi)容的解釋,建設(shè)部標(biāo)準(zhǔn)定額研究所組織中國建筑工業(yè)出版社出版發(fā)行。

  1、總則

  1.0.1 為加強建設(shè)工程文件的歸檔整理工作,統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的驗收標(biāo)準(zhǔn),建立完整、準(zhǔn)確的工程檔案,制定本規(guī)范。

  1.0.2 本規(guī)范適用于建設(shè)工程文件的歸檔整理以及建設(shè)工程檔案的驗收。專業(yè)工程按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  1.0.3 建設(shè)工程文件的歸檔整理除執(zhí)行本規(guī)范外,尚應(yīng)執(zhí)行現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

  2、術(shù)語

  2.0.1 建設(shè)工程項目(constructionproject)

  經(jīng)批準(zhǔn)按照一個總體設(shè)計進(jìn)行施工,經(jīng)濟上實行統(tǒng)一核算,行政上具有獨立組織形式,實行統(tǒng)一管理的工程基本建設(shè)單位。它由一個或若干個具有內(nèi)在聯(lián)系的工程所組成。

  2.0.2 單位工程(single project)

  具有獨立的設(shè)計文件,竣工后可以獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程,并構(gòu)成建設(shè)工程項目的組成部分。

  2.0.3 分部工程(subproject)

  單位工程中可以獨立組織施工的工程。

  2.0.4 建設(shè)工程文件 (constructionproject document)

  在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄,包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件,也可簡稱為工程文件。

  2.0.5 工程準(zhǔn)備階段文件。╯eedtimedocument of a construction project)

  工程開工以前,在立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。

  2.0.6 監(jiān)理文件。╬roject managementdocument)

  監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。

  2.0.7 施工文件 (constructing docu-ment)

  施工單位在工程施工過程中形成的文件。

  2.0.8 竣工圖。╝s-build drawing)

  工程竣工驗收后,真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣。

  2.0.9 竣工驗收文件。╤anding overdocument)

  建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件。

  2.0.10 建設(shè)工程檔案 (projectarchive)

  在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄,也可簡稱工程檔案。

  2.0.11 案卷。╢ile)

  由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

  2.0.12 立卷。╢iling)

  按照一定的原則和方法,將有保存價值的文件分門別類整理成案卷,亦稱組卷。

  2.0.13 歸檔。╬utting into record)

  文件形成單位完成其工作任務(wù)后,將形成的文件整理立卷后,按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)。

  3、基本規(guī)定

  3.0.1 建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

  3.0.2 在工程文件與檔案的整理立懟⒀槭找平還ぷ髦,建设单螕]β男邢鋁兄霸穡?/P>

  1、在工程招標(biāo)及勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時,應(yīng)對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求;

  2、收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗收階段形成的文件,并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔;

  3、負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作;也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作;

  4、收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案;

  5、在組織工程竣工驗收前,應(yīng)提請當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收;未取得工程檔案驗收認(rèn)可文件,不得組織工程竣工驗收;

  6、對列入城建檔案館(室)接收范圍的工程,工程竣工驗收后3個月內(nèi),向當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)移交一套符合規(guī)定的工程移交。

  3.0.3 勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。

  3.0.4 建設(shè)工程項目實行總承包的,總包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案,并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交;各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位。建設(shè)工程項目由幾個單位承包的,各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項目的工程文件,并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交。

  3.0.5 城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)對工程文件的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗收前,應(yīng)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收,驗收合格后,須出具工程檔案認(rèn)可文件。

  4、工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求

  4.1 工程文件的歸檔范圍

  4.1.1 對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。

  4.1.2 工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合本規(guī)范附錄A的要求。

  4.2 歸檔文件的質(zhì)量要求

  4.2.1 歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

  4.2.2 工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

  4.2.3 工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確,與工程實際相符合。

  4.2.4 工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料,如碳素墨水、藍(lán)黑墨水,不得使用易褪色的書寫材料,如:紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。

  4.2.5 工程文件應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。

  4.2.6 工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm)。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

  4.2.7 工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖,竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計算機出圖必須清晰,不得使用計算機出圖的復(fù)印件。

  4.2.8 所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

  1、竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括:“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。

  2、竣工圖章示例(附件1):

  3、竣工圖章尺寸為:50mm×80mm.

  4、竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥,應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。

  4.2.9 利用施工圖改繪竣工圖,必須標(biāo)明變更修改依據(jù);凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過圖面1/3的,應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。

  4.2.10 不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB/10609.3-89)統(tǒng)一折疊成A4幅面(297mm×210mm),圖標(biāo)欄露在外面。

  5、工程文件的立卷

  5.1 立卷的原則和方法

  5.1.1 立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,便于檔案的保管和利用。

  5.1.2 一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時,工程文件應(yīng)按單位工程組卷。

  5.1.3 立卷可采用如下方法:

  1、工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分;

  2、工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷;

  3、監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷;

  4、施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷;

  5、竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷。

  6、竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。

  5.1.4 立卷過程中宜遵循下列要求:

  1、案卷不宜過厚,一般不超過40mm.

  2、案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件;不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

  5.2 卷內(nèi)文件的排列

  5.2.1 文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開,并按批復(fù)在前、請示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的順序排列。

  5.2.2 圖紙按專業(yè)排列,同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。

  5.2.3 既有文字材料又有圖紙的案卷,文字材料排前,圖紙排后。

  5.3 案卷的編目

  5.3.1 編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定:

  1、卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號,頁號從“1”開始。

  2、頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角;雙面書寫的文件,正面在右下角,背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。

  3、成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁碼。

  4、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

  5.3.2 卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

  1、卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄B的要求。

  2、序號:以一份文件為單位,用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。

  3、責(zé)任者:填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責(zé)任者時,選擇兩個主要責(zé)任者,其余用“等”代替。

  4、文件編號:填寫工程文件原有的文號或圖號。

  5、文件題名:填寫文件標(biāo)題的全稱。

  6、日期:填寫文件形成的日期。

  7、頁次:填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。

  8、卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。

  5.3.3 卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

  1、卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)范附錄C的要求。

  2、卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù)),以及立卷單位對案卷情況的說明。

  3、卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。

  5.3.4 案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

  1、案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面,也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合附錄D的要求。

  2、案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括:檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。

  3、檔號應(yīng)由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。

  4、檔案館代號應(yīng)填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。

  5、案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

  6、編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。

  7、起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。

  8、保管期限分為永久、長期、短期三種期限。各類文件的保管期限詳見附錄A.

  永久是指工程檔案需永久保存。

  長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

  短期是指工程檔案保存20年以下。

  同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應(yīng)從長。

  9、密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件,應(yīng)以高密級為本卷密級。

  5.3.5 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面應(yīng)采用70g以上白色書寫紙制作,幅面統(tǒng)一采用A4幅面。

  5.4 案卷裝訂

  5.4.1 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法,要整齊、牢固,便于保管和利用。

  5.4.2 裝訂時必須剔除金屬物。

  5.5 卷盒、卷夾、案卷脊背

  5.5.1 案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。

  1、卷盒的外表尺寸為310mm×220mm,厚度分別為20、30、40、50mm.

  2、卷夾的外表尺寸為310mm×220mm,厚度一般為20~30mm.

  3、卷盒、卷夾應(yīng)采用無酸紙制作。

  5.5.2 案卷脊背

  案卷脊背的內(nèi)容包括檔號、案卷題名。式樣宜符合附錄E.

  6、工程文件的歸檔

  6.0.1 歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定:

  1、歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),能夠反映工程建設(shè)活動的全過程。文件材料歸檔范圍詳見附表A.文件材料的質(zhì)量符合4.2的要求。

  2、歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理,并應(yīng)組成符合要求的案卷。

  6.0.2 歸檔時間應(yīng)符合下列規(guī)定:

  1、根據(jù)建設(shè)程序和工程特點,歸檔可以分階段分期進(jìn)行,也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進(jìn)行。

  2、勘察、設(shè)計單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時,施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗收前,將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

  6.0.3 勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后,建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機構(gòu)的要求對檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

  6.0.4 工程檔案一般不少于兩套,一套由建設(shè)單位保管,一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。

  6.0.5 勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時,應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。

  6.0.6 凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件,應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定和本規(guī)范附錄A的要求單獨立卷歸檔。

  7、工程檔案的驗收與移交

  7.0.1 列入城建檔案館(室)檔案接收范圍的工程,建設(shè)單位在組織工程竣工驗收前,應(yīng)提請城建檔案管理機構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收。建設(shè)單位未取得城建檔案管理機構(gòu)出具的認(rèn)可文件,不得組織工程竣工驗收。

  7.0.2 城建檔案管理部門在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗收時,應(yīng)重點驗收以下內(nèi)容:

  1、工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整;

  2、工程檔案的內(nèi)容真實、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況;

  3、工程檔案已整理立卷,立卷符合本規(guī)范的規(guī)定;

  4、竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求,圖面整潔,蓋有竣工圖章;

  5、文件的形成、來源符合實際,要求單位或個人簽章的文件,其簽章手續(xù)完備;

  6、文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。

  7.0.3 列入城建檔案館(室)接收范圍的工程,建設(shè)單位在工程竣工驗收后3個月內(nèi),必須向城建檔案館(室)移交一套符合規(guī)定的工程檔案。

  7.0.4 停建、緩建建設(shè)工程的檔案,暫由建設(shè)單位保管。

  7.0.5 對改建、擴建和維修工程,建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計、施工單位據(jù)實修改、補充和完善原工程檔案。對改變的部位,應(yīng)當(dāng)重新編制工程檔案,并在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案館(室)移交。

  7.0.6 建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程檔案時,應(yīng)辦理移交手續(xù),填寫移交目錄,雙方簽字、蓋章后交接。

  附件:建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表

延伸閱讀: 建設(shè)工程 文件歸檔 整理規(guī)范 
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